De interne communicatie optimaliseren in 6 simpele stappen

23 december 2015 | Auteur: | Posted in Elektronica

2015 komt alweer bijna aan zijn eind en de plannen voor 2016 staan alweer hoog op de to-do list. Hoe gaat 2016 eruit zien en hoe speel je daar als bedrijf op in? Daar is een goede interne communicatie voor nodig. Om jouw bedrijfje alvast klaar te stomen voor het nieuwe jaar kun je rekening houden met de volgende stappen:

1. Strategische aanpassingen voor 2016

Neem eens een kijkje naar het bedrijfsplan voor 2016: zijn er punten waarop de strategie van de organisatie aangepast moet worden? En welke communicatiemomenten neemt dit met zich mee? Moet de agenda hierop aangepast worden? Laat daarnaast je accountmanagers en projectbeheerders bij de klant inventariseren welke of er nog grote projecten aan zitten te komen.

2. Optimaliseren van de interne communicatie

Elke afdeling heeft natuurlijk ook zijn eigen toekomstvisie als het gaat om interne communicatie, waar tijd in gaat zitten. Zo zijn er vaak een aantal variërende opdrachten en onderdelen waar communicatief op ingespeeld moet worden.

3. Toekomstvisie per werknemer

Er bestaat niet enkel een aparte toekomstvisie per afdeling, maar ook een aparte toekomstvisie per individuele werknemer. Zo heeft elke werknemer zijn eigen planning voor de toekomst. Plan dus niet alvast elke werknemer voor 8 volle uren per dag in en laat wat tijd over voor overige zaken. Dit kun je achterhalen door tijd te besteden aan het Persoonlijke Ontwikkelingsplan (POP) van de werknemers, waarbij zij hun eigen doelstellingen en wensen kunnen aangeven. Zo kun je de wensen van de werknemer en de wensen van de organisatie met elkaar combineren.

4. Prioriteiten stellen

Welke activiteiten hebben de meeste prioriteit en welke plannen zijn iets minder belangrijk? Afhankelijk van interne wensen en afspraken wordt een budget opgesteld voor de activiteiten omtrent de interne communicatie. Dit wordt vervolgens in tijden uitgedrukt, waardoor alle beschikbare capaciteit zo optimaal mogelijk over het jaar verdeeld wordt. Daarnaast wordt afgesproken op welke gebieden werknemers hun interne communicatie zelf kunnen regelen.

5. Vast/flex ratio

Hoeveel tijd is nodig voor werk wat nu al voor 2016 gepland staat en hoeveel capaciteit wordt gereserveerd voor onverwachte klussen. Dit kun je bepalen aan de hand van afgelopen jaren tegenover het stijgende (of afnemende) succes in de loop der jaren. Bij de meeste bedrijven is 20 tot 40% van het werk anders dan men van tevoren voorspeld had.

6. KPI’s en meetbare doelstellingen

Het is belangrijk om alle gewenste doelstellingen van 2016 meetbaar te maken. Bepaal zelf wat je in de gaten wilt houden van welke afdeling en vertaal dit naar een meetbare doelstelling. Welke doelstellingen meet je slechts één keer per jaar en welke doelstellingen meet je elke maand of zelfs elke week in de vorm van een KPI dashboard? Het formuleren van Key Performance Indicators (KPI’s) en het opzetten van een KPI dashboard op zich is al een hele goede methode om iedereen op de hoogte te stellen over de doelstellingen van het komende jaar. Daarnaast kan iedereen op het dashboard zien hoe het met de doelstellingen, targets en KPI’s gesteld is.

Auteur:

This author has published 183 articles so far. More info about the author is coming soon.

Comments are closed.