Artikelschrijver Gratis artikel directory

Het (her)inrichten van een vergaderruimte is niet makkelijk. Maar hé, nobody said it was easy! De een vindt het super leuk om deze taak op zich te nemen, de ander moet er niet aan denken. Ben jij de gelukkige die aangewezen is (of uit eigen initiatief heeft bedacht) om de huidige vergaderruimte(s) een boost te geven of een nieuwe vergaderruimte(s) vorm te geven? Dan kun je vast nog wel wat tips gebruiken. Of misschien vind je het in ieder geval fijn om te weten waar je rekening mee kunt houden bij het (her)inrichten van de vergaderruimte(s). Ook staat er een andere optie in dit artikel, als je je niet bezig wilt houden met het inrichten van vergaderruimtes.

Rekening houden met…

Een nieuwe stijl en inrichting kiezen voor een vergaderruimte verloopt niet altijd soepel. Het is ook best een groot project als je dit gaat aanpakken. Daarom is het niet overbodig om te weten met welke dingen je rekening moet houden gedurende het project. Houd rekening met:

1. De wensen van de directie en je collega’s. Vraag hen wat zij belangrijk vinden in een vergaderruimte. Dat zorgt ervoor dat zij zich straks, na de make-over, ook thuis voelen in de door jou (her)ingerichte vergaderruimte(s).
2. De afmetingen van de ruimte. Het is heel belangrijk om van tevoren alle maten van de muren op te meten. Houd ook de afstand tot een eventueel digi-scherm of whiteboard in de gaten. Het zou zonde zijn als jullie daar straks zo dicht op zitten dat je er nekpijn van krijgt. Dat is alles behalve comfortabel.
3. Het budget dat aan de (her)inrichting mag worden besteed. Het is belangrijk dat je hierop let bij het inrichten van een vergaderruimte. Merk je dat je over het budget heen gaat komen? Laat je ideeën dan eens zien aan de directie en verantwoord hoe het komt dat je iets over het budget heen gaat, maar dat het zeker de moeite waard is. Vraag of daar ruimte voor is. Misschien verhoogt de directie het budget dan wel, zodat je toch de materialen of producten kunt kopen die jij in gedachten hebt voor de vergaderruimte.
4. Het feit dat je niet alles alleen kan. Schakel bijvoorbeeld hulp in van een collega die een goede smaak heeft op gebied van interieur. Samen weet je meer dan alleen en kun je andere ideeën opdoen.
5. Essentiële zaken met betrekking tot de inrichting. Zorg dat er voldoende (dag)licht is. Vergeet daarnaast niet om decoratie in de ruimte op te nemen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan groene planten of mooie schilderijen. Kies ook stoelen waar je comfortabel op zit. Het komt namelijk vaak voor dat je lange tijd doorbrengt in een vergaderruimte. Dan is het belangrijk dat iedereen lekker kan zitten.

Een andere optie

Lijkt het je teveel werk of ben je bang dat het (her)inrichten van je vergaderruimte(s) gedoe gaat opleveren? Bijvoorbeeld omdat jullie het onderling niet eens worden over de nieuwe uitstraling van de ruimte? Kijk dan eens naar de optie om een vergaderruimte te huren. Er zijn meerdere bedrijven die naast kantoorruimtes ook vergaderruimtes aanbieden. Bedrijven kunnen deze huren, zodat deze zelf geen vergaderruimte hoeven te creëren. Ook als de vergaderruimtes in het bedrijf waar je werkt zijn verouderd, is dit misschien een optie om te overwegen. Ga eens op zoek naar een paar locaties die vergaderruimtes verhuren en kijk wat de mogelijkheden zijn.