Tips voor het organiseren van een congres

25 november 2015 | Auteur: | Posted in Financieel

Bij de organisatie van een congres komen veel dingen kijken. Het bepalen van de datum, het opzetten van het programma, het kiezen van een goede congreslocatie en nog veel meer. In dit artikel vind je een aantal handige tips voor het organiseren van een congres.

Vergeet het budget niet

Vraag aan een verantwoordelijk ingestelde collega die het budget in de gaten houdt tijdens het organiseren het congres. Zorg er daarnaast voor dat je vaststelt met wie je contact kunt opnemen als je over het budget denkt te gaan.

Prikken van de datum

Wees erg zorgvuldig bij het kiezen van een datum. Overlap met vakanties of andere evenementen kan namelijk leiden tot een aanzienlijke daling van het aantal bezoekers. Zorg er daarnaast voor dat je een alternatieve datum hebt. Zo heb je in geval van nood een eventuele uitweg en kun je het congres gemakkelijk verplaatsen naar een andere dag. De meest populaire momenten voor een congres zijn de maanden april, september en november.

Maak een risico-analyse

Niet enkel bij de grote congressen, maar ook bij een klein evenement kan door een kleine calamiteit een enorme paniek ontstaan wat de veiligheid van bezoekers op het spel kan zetten. Daarom is het belangrijk dat rekening wordt gehouden met alle risico’s door een risico-analyse op te stellen. Denk je dat dit iets te veel werk wordt? Dan kan een specialist van de congreslocatie vaak een handje helpen.

Bedenk hoeveel bezoekers en waarschijnlijk komen

Voor hoeveel bezoekers denk je het congres te organiseren. De hoeveelheid bezoekers speelt een grote rol voor de grootte van de congreslocatie die je wilt huren, maar is ook bepalend voor het programma, het budget en de catering. Dit maakt een duidelijke indicatie van het aantal bezoekers erg belangrijk voor je draaiboek.

Maak een extra draaiboek

Wanneer het congres niet helemaal volgens plan gaat is het fijn als je kunt terugvallen op een ander draaiboek. Elk congres kan gered worden met de juiste aanpak en een sterk plan B. Vraag eventueel om hulp bij de congreslocatie. Zij hebben dit namelijk al vaker meegemaakt op deze locatie.

Auteur:

This author has published 183 articles so far. More info about the author is coming soon.

Comments are closed.