Congres organiseren

14 april 2015 | Auteur: | Posted in Educatie

Je gaat een congres organiseren over een onderwerp of thema waarvan je weet dat er veel animo voor is om deze te bezoeken. Het organiseren van een congres is echter niet zomaar even gedaan dus je wilt goed voorbereid eraan gaan beginnen. Je moet op voorhand bepalen welk doel je voor ogen hebt. Heb je je budget opgesteld en weet je ongeveer hoeveel bezoekers je kunt verwachten? Dan kun je beginnen met het organiseren van je evenement. Hieronder volgen een aantal tips die je bij het organiseren kunt gebruiken.

Welke locatie

De locatie waar je je congres wilt houden is één van de belangrijkste factoren voor een geslaagd evenement. Ongeacht waar je congres over gaat zijn er een aantal voorwaarden waaraan de congreslocatie moet voldoen.

 Geschikt voor het bezoekersaantal; dit lijkt logisch maar is toch belangrijk om goed over na te denken.

  • Bereikbaarheid; een congrescentrum dient goed bereikbaar te zijn, per auto en openbaar vervoer.

  • Parkeergelegenheid; er moeten voldoende parkeerplaatsen zijn.

  • Voorzieningen; er moet natuurlijk de mogelijkheid zijn om een drankje te nuttigen en je moet naar de toilet kunnen gaan.

  • Ruimte(n); misschien heb je aan één ruimte niet genoeg.

  • Sfeer; de sfeer is medebepalend voor het succes. Het is dus belangrijk dat de juiste sfeer wordt uitgedragen door onder andere de aankleding.

  • Prijs; welke locatie je ook kiest of wilt kiezen, de prijs moet passen binnen je budget.

Organiseren

Het organiseren van een congres kost tijd, veel tijd dus je moet er wel op tijd mee beginnen. Niet uitstellen tot het laatste moment want je wilt niet dat iets onverwacht ervoor zorgt dat de planning in de war komt. Nog wat tips die je kunt gebruiken voor de organisatie van je congres.

  • Doe onderzoek naar de doelgroep en de behoefte hiervan

  • Kies het juiste moment die bij je doelgroep past

  • Zorg dat je sprekers op tijd geboekt hebt

  • Zorg dat sprekers op tijd op de locatie zijn

  • De uitnodigingen moeten op tijd verstuurd worden

  • Zorg dat je de locatie op tijd vastgelegd hebt voor de benodigde datum

  • Werk samen met een team om alles op de rit te krijgen

Meer informatie?

Meer informatie nodig over het organiseren van een congres, of op zoek naar een geschikte locatie? Kijk dan eens op de site van Orpheus.

Auteur:

This author has published 204 articles so far. More info about the author is coming soon.

Comments are closed.